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Sie wollen sich per E-Mail bewerben? Vom Aufbau über die Reihenfolge bis hin zum Anhang geben wir Ihnen die wichtigsten Hinweise und Tipps für die Online Bewerbung an die Hand und zeigen, worauf Sie beim Schreiben der Bewerbung achten müssen.
In Zeiten der Digitalisierung dauerte es nicht allzu lang, dass die Online Bewerbung (der Begriff umfasst synonym oft sowohl eine E-Mail Bewerbung genauso wie eine Bewerbung via Online Formular) die klassische Bewerbung per Post ablösten. Ein Grund hierfür ist der geringere Aufwand für den Bewerber selbst. Eine E-Mail abzuschicken lässt sich wesentlich schneller und kostengünstiger gestalten. Und dennoch können Sie pro E-Mail Bewerbung 2,50 Euro steuerlich absetzen. Zudem ist die Bewerbung per E-Mail umweltfreundlicher, da kein Papier benötigt wird. Für Personaler lässt sich die digitale Bewerbung ebenfalls leichter handhaben. Sowohl bei einer wiederholten Sichtung als auch bei der Weiterleitung der Dokumente. Damit Sie die ganzen Vorteile für Ihre nächste Bewerbung nutzen können, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel, wie Sie zu Ihrer perfekten Online Bewerbung kommen.
Eine E-Mail-Bewerbung unterscheidet sich im Grunde nur durch die Versandart per Mail von der postalischen Bewerbung. Sie umfasst ebenfalls das Deckblatt, Anschreiben, den Lebenslauf und die Zeugnisse/Referenzen.
Das Online Formular hingegen umfasst eine Bewerbung direkt auf der Webseite des jeweiligen Unternehmens. Hierfür stehen verschiedene Formularfelder zur Verfügung, in die Sie Ihre Daten eintragen müssen. Dies umfasst z.B. Ihre Adressdaten und die sonst im Lebenslauf aufgeführten bisherigen Berufserfahrungen. Der Aufbau kann sehr unterschiedlich sein. Manche Unternehmen möchten zusätzlich noch ein Anschreiben bzw. Motivationsschreiben als PDF hochgeladen haben, andere verlangen lediglich den Upload wichtiger Arbeitszeugnisse und anderer Referenzen.
Wichtig: Wenn in der Stellenausschreibung eine bestimmte Bewerbungsform (postalisch, per E-Mail, via Online-Formular) gewünscht wird, sollten Sie diese auch entsprechend wahrnehmen!
Widmen wir uns zunächst dem Aufbau der E-Mail Bewerbung. Hierbei gehen wir zunächst noch einmal darauf ein, was Sie bei der eigentlichen E-Mail beachten müssen und tasten uns anschließend in Richtung der einzelnen Elemente Ihrer Bewerbungsunterlagen vor.
Die Reihenfolge der Unterlagen bei Online Bewerbungen via Mail sollte stets folgende sein: Deckblatt, Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse/Referenzen.
Absender und Empfänger
Fangen wir bei Ihrer E-Mail-Adresse an. Ist diese seriös genug um sie als Absender-Adresse für Ihr möglicherweise zukünftiges Unternehmen zu nutzen? Zum Beispiel könnten Sie Ihren Namen verwenden: Bitte aktivieren Sie JavaScript um diese E-Mail-Adresse anzuzeigen.
Da wir gerade beim Thema sind, sollten Sie unbedingt die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners bzw. des Personalers vom Unternehmen ausfindig machen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Ihre Online Bewerbung in der richtigen Abteilung ankommt. Dies ist natürlich nur erforderlich, wenn Sie sich per Mail bewerben. Hat das Unternehmen ein Online Formular eingerichtet, wird Ihre Bewerbung automatisch intern an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. Den Namen des zuständigen Personalers sollten Sie aber in jedem Fall für das Bewerbungsanschreiben eruieren. Sofern dieser nicht in der Stellenausschreibung angegeben ist, sollten Sie sich vorab telefonisch kurz erkundigen, welche Person für Ihre Online Bewerbung zuständig ist.
Der Betreff
Damit Ihre Bewerbung auch gelesen wird und nicht einfach im Papierkorb oder Spam-Ordner landet, muss die Betreffzeile kenntlich gemacht werden. Der Empfänger sollte beim Erhalt Ihrer Online Bewerbung sofort erkennen, dass es sich hierbei auch wirklich um eine Bewerbung handelt. Wie auch im klassischen Bewerbungsanschreiben können Sie zum Beispiel den Betreff „Bewerbung um [ausgeschriebene Stelle]“ verwenden.
Das Anschreiben
Ist es sinnvoll, das gesamte Bewerbungsanschreiben in die E-Mail zu setzen? Oder gehört es in den Anhang? Aus Personalersicht ist das Bewerbungsschreiben Bestandteil der beigefügten Bewerbungsunterlagen. Immerhin ergibt sich daraus ein einheitliches Gesamtbild der Unterlagen. Dieses lässt sich deutlich besser im Zusammenhang lesen und beurteilen.
Der Text in der E-Mail sollte demnach kurz und bündig gehalten werden. Eine Online Bewerbung per E-Mail könnte demnach ein Anschreiben in einem solchen Muster beinhalten:
„Sehr geehrter Herr … / Sehr geehrte Frau …
Es freut mich, wenn Sie ein paar Minuten in meine Bewerbung im Anhang Zeit investieren. Ihre Stellenanzeige hat bei mir großes Interesse geweckt.
Für Fragen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung. Bis dahin wünsche ich Ihnen einen schönen Arbeitstag und verbleibe mit besten Grüßen,
Max Mustermann“
Der Anhang
Im Anhang befinden sich die entscheidenden Dokumente einer E-Mail Bewerbung. Dabei sollten Ihre Unterlagen wie folgt aufgebaut sein:
1. Deckblatt: Das Deckblatt ist die erste Seite und somit der erste Eindruck, den der Personaler von Ihnen bekommt. Nutzen Sie diese Seite um Ihre wichtigsten Verkaufsargumente zu kommunizieren und Interesse zu wecken. Mit einem professionellen Bewerbungsfoto runden Sie das Deckblatt ab. Das Foto können Sie entweder als eingescanntes Bild an der jeweiligen Stelle der Datei einfügen oder Sie lassen sich von Ihrem Fotostudio eine digitale Version Ihrer Bilder aushändigen, die Sie dann ebenfalls in Ihre Datei einbinden können.
2. Bewerbungsanschreiben: Der oftmals unangenehme Teil einer Bewerbung ist das Anschreiben. Obwohl es sich mit unseren Tipps wie von selbst schreibt. Achten Sie neben den Formalitäten und Gestaltungsrichtlinien besonders auf die Inhalte. Lassen Sie sich einen individuellen ersten und letzten Satz mit Wiedererkennungswert einfallen. Setzen Sie Ihre Qualifikationen, Motivation und Ziele gekonnt in Szene. Was Ihnen nun noch fehlt, ist Ihre Unterschrift am Ende des Dokuments. Ähnlich wie mit dem Bewerbungsfoto können Sie Ihre Unterschrift auf einem weißen Blatt Papier schreiben, welches Sie dann einscannen und in die Datei einfügen.
3. Lebenslauf: Wichtig für Ihren Lebenslauf sind lückenlose, strukturierte und wahrheitsgemäße Angaben. Der Aufbau erfolgt zuerst mit persönlichen Daten, dann praktische Erfahrungen, Ausbildung, Kenntnisse, Referenzen und letztlich Ihren Hobbys.
4. Zeugnisse: Die Reihenfolge der Zeugnisse ist mit den Stationen im Lebenslauf gleich zu setzen (d.h. umgekehrt chronologisch). Überzeugen Sie mit qualifizierten Arbeitszeugnissen und Zertifikaten.
Eine einheitliche Bewerbung ist wesentlich vorteilhafter als eine unübersichtliche Ansammlung mehrerer Dokumente. Es ist also sinnvoll, Ihre einzelnen Dokumente zu einer einzigen PDF-Datei zusammen zu fassen. Mit kostenfreien Tools wie Smallpdf.com oder PDF Creator (als Download erhältlich) können Sie auf einfache Weise mehrere PDF-Dateien zusammenfügen. Außerdem ermöglichen die Tools Ihre zusammengesetzte Datei zu verkleinern. Denn Ihre Bewerbungsunterlagen sollten die Größe von insgesamt 5 MB nicht übersteigen.
Sind nun alle Bewerbungsunterlagen in einer einzigen Datei für die Online Bewerbung verpackt? Dann benennen Sie die Datei mit einem aussagekräftigen Namen wie zum Beispiel: Bewerbung_Nachname_Vorname.pdf
Gerade bei der Online Bewerbung schleicht sich schnell der Fehlerteufel ein. Das sollten Sie natürlich unbedingt vermeiden. Daher achten Sie auf die folgenden Punkte:
Vermutlich der schwerwiegendste Fehler bei jeder Bewerbung: die fehlende Individualität. Jede Bewerbung sollten Sie auf das jeweilige Unternehmen und die Stelle ausrichten. Gerade im Anschreiben merkt ein Personaler schnell, ob Sie dieselbe Bewerbung schon an zig andere Unternehmen gesendet haben und lediglich das Datum, den Namen und die Adresse des Unternehmens, den Ansprechpartner und den Titel der Stelle ausgetauscht haben. Das sollten Sie dringend vermeiden! Geben Sie sich Mühe, wenn Sie den Job haben möchten! Gehen Sie konkret darauf ein, welchen Mehrwert Sie genau diesem Unternehmen bieten und welche Ihrer vorherigen Berufserfahrungen optimal auch für den hier ausgeschriebenen Job passen würden. Welche Kenntnisse bringen Sie mit, die das Unternehmen benötigt? Mit welchen Soft Skills können Sie aufwarten? Was macht den Job für Sie so attraktiv? Auch im Lebenslauf sollten Sie bei der Auflistung Ihrer bisherigen Stationen darauf achten, diese individuell auf das Anforderungsprofil der Stellenausschreibung anzupassen.
Schnell schleichen sich auch Fehler in Rechtschreibung und Grammatik bei Online Bewerbungen ein. Diese sind zwar in der Regel kein generelles Ausschlusskriterium, sollten aber dennoch vermieden werden. Sind Sie bei der Kommasetzung nicht fit? Haben Sie das Gefühl, die Bewerbung liest sich nicht gut? Verlassen Sie sich nicht nur auf die Rechtschreibekorrektur Ihres Schreibprogramms, sondern lassen Sie die E-Mail Bewerbung auch noch von mehreren Personen gegenlesen. Bei dieser Gelegenheit können Sie auch direkt erfragen, ob die Korrektoren Verbesserungsvorschläge im Ausdruck oder der Sinnhaftigkeit der Ausführungen haben. Ein höflicher, nicht umgangssprachlicher Ton sollte ebenfalls Standard sein.
Zu viele, schlecht benannte, womöglich sogar als Word-Datei übersendete Dateianhänge sind ein absolutes No Go. Führen Sie alle Anhänge in eine PDF zusammen und benennen Sie diese mit Ihrem Namen. Unbedingt vermeiden sollten Sie auch ZIP Dateien bei der E-Mail Bewerbung. Diese werden häufig von Virenscannern des Empfängers geblockt, was dazu führen kann, dass Ihre Bewerbung vom Personaler nicht gelesen wird.
Hier haben wir noch einmal alle Tipps in einer Checkliste für die perfekte Online Bewerbung per E-Mail zusammengefasst:
• Ist Ihre E-Mail-Adresse formell?
• Haben Sie die E-Mail-Adresse von einem Ansprechpartner des Unternehmens herausgefunden?
• Weist die Betreffzeile der E-Mail darauf hin, dass es sich um eine Bewerbung handelt?
• Befindet sich eine Anrede in dem E-Mail-Anschreiben?
• Haben Sie in dem E-Mail-Text darauf verwiesen, dass sich die Bewerbungsunterlagen zur Durchsicht im Anhang befinden?
• Ist ein digitales Foto auf dem Deckblatt zu finden?
• Haben Sie das Bewerbungsanschreiben mit einer digitalen Unterschrift versehen?
• Wurden dem Anhang Deckblatt, Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse in einer einzigen PDF-Datei beigefügt?
• Übersteigt die PDF-Datei die Größe von maximal 5 MB nicht?
• Deutet der Dateiname im Anhang darauf hin, dass es Ihre Bewerbung ist?
• Wurde eine ZIP-Datei vermieden?
Wenn Sie jede Frage mit „ja“ beantwortet haben, können Sie Ihre E-Mail Bewerbung nun zum Versenden bereithalten. Bevor Sie Ihre Online Bewerbung endgültig abschicken, sollten Sie ein wenig auf die Uhrzeit achten. Eine gute Zeit zum Versenden ist am frühen Abend oder Morgen. Zu dieser Zeit lässt sich erkennen, dass Sie (als Berufstätiger) Ihre Bewerbung nicht während der Arbeitszeit geschrieben haben. Bei Online Bewerbung für eine Ausbildung oder einem Praktikum spielt die Zeit keine besonders wichtige Rolle, da Sie als Bewerber in der Regel noch nicht berufstätig sind. Sie können die Uhrzeit der Bewerbung frei wählen. Grundsätzlich sollten Sie eine E-Mail Bewerbung nicht mitten in der Nacht verschicken.
Im Normalfall wird Ihnen nach Versenden der E-Mail Bewerbung eine automatisch generierte Eingangsbestätigung des Unternehmens zugeschickt. Mit der Bestätigung wissen Sie, dass Ihre Bewerbung auf jeden Fall beim Empfänger angekommen ist. Es bedeutet aber nicht, dass er Sie bereits gelesen hat. Bis zu einer Rückmeldung dauert es meist mehrere Wochen.
Falls Sie keine Eingangsbestätigung erhalten haben, können Sie nach fünf Tagen höflich nachfragen, ob Ihre Online Bewerbung im Unternehmen zugestellt wurde. Zum Bespiel formulieren Sie Ihre E-Mail wie folgt:
„Sehr geehrter Herr … / Sehr geehrte Frau …
Ich möchte sicherstellen, dass meine Online Bewerbung vom [Datum] bei Ihnen eingegangen ist. Können Sie mir in Form einer kurzen Bestätigungsmail den Erhalt der Bewerbung zustimmen?
Viele Grüße
Max Mustermann“
Nachdem sichergestellt wurde, dass Ihre Online-Bewerbung angekommen ist, bleibt auf eine Rückmeldung abzuwarten. Was können Sie tun, wenn Sie nach sechs Wochen noch keine Antwort erhalten haben? Am schnellsten lässt sich die Antwort bei einem Telefonat herausfinden. Hierzu stellen Sie sich kurz dem Gesprächspartner vor und geben an, auf welche Stelle Sie sich beworben hatten. Eine Nachfrage nach dem Bearbeitungsstand gibt Ihnen daraufhin Ihre nötige Antwort.
Fazit: Haben Sie alle Tipps im Hinterkopf beibehalten bzw. sind Sie vor dem Absenden der Online Bewerbung noch einmal die Checkliste durchgegangen? Dann wird Ihnen langes Warten auf eine Rückmeldung erspart bleiben. Noch mehr Tipps, die Sie schnell und einfach zu Ihrem Erfolg verhelfen, gibt es im Bewerbungstraining.
Bildquelle: Vielen Dank an Stokpic für das Bild (© Stokpic/www.pexels.com).
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Alexander Reschke ist ein renommierter Bewerbungstrainer, Gründer von Bewerbungstraining.de und Autor des erfolgreichen Bewerbungs-Ratgebers "Geheime Strategien erfolgreicher Bewerber". Seine Passion ist es, Bewerber auf ihrem Weg zum Job tatkräftig zu unterstützen. Seine Freizeit verbringt er am liebsten mit Reisen durch die sonnigen Teile dieser Welt und Kartsport.
