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Die Personalvermittlung: Arbeitsweise, Kosten, Vor- und Nachteile
Von Alexander Reschke | Allgemein
Von Alexander Reschke | Allgemein
Der War for Talents zwingt die Unternehmen zum Handeln. Die Tage, in denen man auf den idealen Bewerber wartete, sind längst gezählt. Liegt die eigene Kompetenz nicht beim Personalwesen, wählen die Betriebe häufig den Weg über eine Personalvermittlung. Diese kann auch aus Bewerbersicht sinnvoll sein und den oft mühseligen Bewerbungsprozess merklich verkürzen. Im Folgenden informieren wir Sie deshalb über alles Wissenswerte zur Personalvermittlung.
Etwa bis ins Jahr 1994 oblag es allein der Agentur für Arbeit, Arbeitgeber und potenzielle Kandidaten für eine vakante Stelle zusammenzubringen. Seitdem hat sich auf dem Arbeitsmarkt eine Menge verändert. Das ruft die Personalvermittlung auf den Plan. Nicht zuletzt durch geburtenschwache Jahrgänge ist die Personalsituation angespannt, Unternehmen finden immer schwerer ausreichend qualifizierte Arbeitskräfte. Dass sich an diesem Trend etwas ändert, ist nicht abzusehen – im Gegenteil, Experten rechnen damit, dass 2030 allein im öffentlichen Dienst 816.000 Stellen unbesetzt bleiben. Andere Branchen, beispielsweise das Handwerk, könnte diese Entwicklung noch härter treffen.
Um auch morgen noch wettbewerbsfähig zu sein, müssen Unternehmen schon heute genügend qualifiziertes Fachpersonal für sich gewinnen. Sie werden mehr oder minder selbst zu Bewerbern, die mit attraktiven Kandidaten in Kontakt treten. Active Sourcing nennt sich diese Form des Personalmanagements.
Vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen kann das Personalwesen nur rudimentär ausgeprägt sein. Sie lagern die Personalgewinnung deshalb auf Externe aus und greifen auf eine Personalvermittlung zurück. Sie ermittelt beim sogenannten Profiling das Anforderungsprofil der zu besetzenden Stelle. In einer eigens geführten Bewerberdatenbank gleicht sie dieses mit dem Kompetenzprofil potenzieller Kandidaten ab.
Daneben schaltet die Personalvermittlung auch Stellenanzeigen. Geeignete Kanäle hierfür wären Print- und soziale Medien oder Online-Jobbörsen. Außerdem werden viele Personalvermittlungen auch in Jobnetzwerken wie Xing oder LinkedIn aktiv.
Kommt es zum Vertragsabschluss zwischen Unternehmen und Bewerber, erhält die Personalvermittlung eine Provision. Ihre Arbeit ähnelt daher der eines (Immobilien-)Maklers.
Mit der Personalvermittlung fallen gelegentlich auch Begriffe wie Headhunter oder Arbeitnehmerüberlassung. Trotz einiger Unterschiede werden sie im allgemeinen Sprachgebrauch häufig synonym verwendet, da viele Überschneidungen existieren. Tatsächlich sind die Übergänge fließend. Eine Personalvermittlung kann auch in der Arbeitnehmerüberlassung tätig sein und zusätzlich Headhunter beschäftigen.
Die Personalvermittlung setzt auf Stellenanzeigen und Bewerber, die sich derzeit nicht in einem Beschäftigungsverhältnis befinden. Sie arbeitet im Regelfall auf Erfolgsbasis.
Will ein Unternehmen eine höhere Position besetzen, für die spezifische Fachkenntnisse und/oder Personalverantwortung notwendig sind, kann die Suche auf dem Arbeitsmarkt sehr schwer werden. Zu diesem Zweck werden deshalb Personalberater oder Headhunter eingesetzt. Sie stehen in dem Ruf, Mitarbeiter von anderen Unternehmen abzuwerben. Das ist aber nicht immer der Fall. Vielmehr ist Headhunting inzwischen ein geläufiger Begriff für die Direktansprache von Bewerbern durch einen Personalberater. Werden besonders hohe, zum Beispiel Managementpositionen gesucht, spricht man auch vom sogenannten Executive Searching.
Die Bezahlung des Personalberaters ist ebenfalls etwas anders als die der Personalvermittlung. Allein für die Suche wird ein Personalberater bereits ein Honorar veranschlagen, das davon unabhängig ist, ob sein Wirken zum Erfolg führt.
Die Arbeitnehmerüberlassung meint einen zeitlich begrenzten Einsatz von Mitarbeitern in einem Unternehmen. Die Beschäftigungsdauer kann beispielsweise auf ein spezifisches Projekt reduziert sein. Das Arbeitsverhältnis des Angestellten besteht nicht zwischen ihm und dem Auftraggeber, sondern weiterhin mit dem Unternehmen, das ihn ausleiht. Arbeitnehmerüberlassung kann daher als eine Art „Personalvermittlung auf Zeit“ verstanden werden.
©ernestoeslava/pixabay.com
Nicht nur für Unternehmen, sondern auch für die Bewerber ist eine Personalvermittlung wie Randstad interessant, um den Bewerbungsprozess abzukürzen. Es werden beileibe nicht nur hohe Positionen besetzt. Eine Personalvermittlung ist in der Regel breiter aufgestellt und bietet auch Absolventen und Berufseinsteigern gute Möglichkeiten für den Karrierestart.
Oft sind Personalvermittlungen auf bestimmte Branchen ausgerichtet und zählen dementsprechend Unternehmen zu ihrem Kundenkreis, auf die Bewerber bei ihrer eigenen Suche nicht aufmerksam werden. Zudem kennen sie die Anforderungen in ihren Bereichen genau und können Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben und Lebenslauf ihrer Klienten dahingehend optimieren.
Die Beratungsleistung einer Personalvermittlung kann jedoch sehr unterschiedlich ausfallen, weshalb sowohl Unternehmen als auch Bewerber angehalten sind, sich die Vermittlung genauestens anzuschauen. In einigen Fällen beschränken sich die Vermittler zum Beispiel darauf, Unternehmen nur eine Auswahl geeigneter Kandidaten vorzulegen. Andere sind während es gesamten Bewerbungsprozesses aktiv, führen Bewerbungsgespräche und veranstalten mitunter sogar Assessment Center.
Wenn Sie das Hinzuziehen einer Personalvermittlung in Betracht ziehen, sollten Sie sich über ein paar Dinge Gedanken machen, denn wie nahezu alles im Leben hat sie neben diversen Vorteilen auch einige Nachteile. Dies gilt jedoch für beide Seiten: Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Als Arbeitnehmer übermitteln Sie der Personalvermittlung Ihre relevanten Daten, die Sie in ihre Bewerberdatenbank aufnimmt. Ab diesem Zeitpunkt geschieht nahezu alles von allein. Stellvertretend für Sie korrespondiert die Personalvermittlung mit Unternehmen.
Eine Personalvermittlung arbeitet erfolgsorientiert. Das bedeutet: Nur wenn Sie vermittelt werden, kann der Vermittler überhaupt etwas an Ihnen verdienen. Der Anreiz, dass eine Anstellung stattfindet, ist also groß.
In der Regel ist eine Personalvermittlung über mehrere Branchen hinweg vernetzt. Das ist auch notwendig, um Unternehmen und Bewerber zusammenzubringen. Vor allem größere Personalvermittlungen besitzen landesweit Standorte. So können Sie regionale Schwerpunkte setzen und ihr gewünschtes Arbeitsumfeld präferieren.
Wird eine Personalvermittlung mit der Beschaffung von Mitarbeitern beauftragt, findet zunächst ein genaues Profiling der vakanten Stelle statt. Nur wenn Ihr eigenes Profil mit den Anforderungen zusammenpasst (Matching), gelangen Sie in den Kandidatenpool. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Stelle mit Ihren Interessen und Fähigkeiten harmoniert, ist deshalb sehr groß.
Sie können vom Insiderwissen einer Personalvermittlung profitieren. Da sie meist auf bestimmte Branchen ausgerichtet ist, kennt sie den Stellenpool ihrer Bereiche genau. So ergeben sich unter Umständen Kontakte, die Ihnen bei eigener Suche im Verborgenen geblieben wären.
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Ob und wie Sie als Bewerber in den Kandidatenpool kommen, können Sie in der Regel kaum beeinflussen. Meistens haben Unternehmen bezüglich der Anforderungen an den Bewerber sehr konkrete Vorstellungen. Um die Kundenbindung nicht zu gefährden, behält die Personalvermittlung diese meistens ein, selbst wenn sie sehr streng sind. So wird Ihnen vielleicht eine Stelle vorenthalten, weil Ihr Profil nur in einigen wenigen Punkten nicht passt.
Die Einschätzung Ihrer Fähigkeiten erfolgt durch den Personalvermittler und ist somit subjektiv. Dass Sie in Bezug auf bestimmte Eigenschaften falsch beurteilt werden, bleibt daher im schlechtesten Fall nicht aus.
Der erfolgsbasierten Vergütung einer Personalvermittlung könnten Sie unter Umständen auch zum Opfer fallen. Das wäre dann der Fall, wenn der Personalberater einem Unternehmen einen bestimmten Bewerber schmackhaft machen will und zu diesem Zweck weitere – weniger geeignete – Bewerber zum Kandidatenkreis hinzuzieht. Sehr wahrscheinlich wird besagter Bewerber gegenüber diesen Kandidaten herausstechen. Sind Sie dagegen einer der „Lockvögel“, erwartet Sie wohl mit hoher Wahrscheinlichkeit eine Absage.
Beauftragt ein Unternehmen eine Personalvermittlung mit der Personalbeschaffung, umgeht sie eine zeit- und kostenintensive Bewerbersuche. Gerade wenn das Personalwesen keine eigenständige Abteilung besitzt, kann das sehr sinnvoll sein, denn dann fehlen sowohl Expertise als auch Ressourcen, über die die Personalvermittlung aber durchaus verfügt. Doch auch Großunternehmen machen mitunter, speziell für das Executive Searching, vom Einsatz eines Personalberaters Gebrauch.
Natürlich ist das Profiling auch im Sinne des Arbeitgebers. Auf die Art kann er aus einer Vorauswahl von Bewerbern schöpfen, die für die freie Stelle genau geeignet sind. Das Sondieren zahlreicher Bewerbungen ungeeigneter Kandidaten entfällt.
Hat ein Unternehmen nur einen zeitlich begrenzten Bedarf an bestimmten Arbeitnehmern, kann es diese im Zuge der Arbeitnehmerüberlassung akquirieren. Sobald sie nicht mehr benötigt werden, etwa weil das jeweilige Projekt beendet ist oder sich die Auftragslage normalisiert hat, kann die Überlassung eingestellt werden. Dies kann relativ unbürokratisch vonstattengehen, da kein Arbeitsverhältnis zwischen Auftraggeber und Arbeitnehmer geschlossen wird.
Das Outsourcing der Personalbeschaffung geht mit einem Kontrollverlust einher. Arbeitgeber wissen zuvor nicht, welche Bewerber ihnen vorgeschlagen werden und haben dementsprechend keinerlei Einfluss auf den Auswahlprozess. Da sich hier keine geringere als die Frage klären soll, welche Menschen künftig ihr Unternehmen mitgestalten, wünschen sich viele Unternehmen Transparenz bei der Personalvermittlung.
Weder beim Personalvermittler noch beim Personalberater handelt es sich um eine geschützte Berufsbezeichnung. Eine ausreichende Qualifikation und Seriosität sind deshalb nicht garantiert. Die Wahl einer Personalvermittlung sollte deshalb auch von Seiten der Unternehmen mit Bedacht getroffen werden.
Egal ob Personalvermittlung oder Personalberatung, am Ende des Bewerbungsprozesses fallen für die Beratungsleistung Kosten an, die sich am Jahresbruttogehalt des Kandidaten orientieren. Üblich sind dabei Sätze von 20-30 Prozent. Handelt es sich um eine Position im Management, kann das Honorar die Marke von 30 Prozent auch übersteigen.
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Beim Thema Kosten stellt sich natürlich die Frage, ob diese auch für den Arbeitnehmer anfallen können. Pauschal lässt sich das nicht beantworten.
Manche Personalvermittler werben mit einer für den Bewerber kostenlosen Beratungsleistung und sehen dies als Kriterium ihrer Seriosität. Grundsätzlich ist es einer Personalvermittlung jedoch nicht untersagt, auch beim Bewerber ein Entgelt zu verlangen. Auch dieses Honorar ist erfolgsbasiert.
Gesetzliche Grundlage dafür bietet §296 Absatz 2 drittes Sozialgesetzbuch (SGB III). Darin heißt es:
„Die oder der Arbeitsuchende ist zur Zahlung der Vergütung […]verpflichtet, wenn infolge der Vermittlung des Vermittlers der Arbeitsvertrag zustande gekommen ist.“
Die Zahlung darf eine Höhe von 2.000 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) jedoch nicht überschreiten und muss in einem schriftlichen Vermittlungsvertrag geregelt werden. Speziell für Arbeitssuchende gestaltet sich eine Honorar-Zahlung an eine Personalvermittlung schwierig. Trifft dies auf Sie zu, sollten Sie prüfen, ob Sie womöglich einen Anspruch auf einen Vermittlungsgutschein haben. Eines der Kriterien ist beispielsweise ein bestehender Anspruch auf Arbeitslosengeld 1 (ALG 1).
Fazit
Da die Personalvermittlung den Bewerbungsprozess beschleunigen kann und womöglich die Grenzen zu bis dato unbekannten Unternehmen öffnet, kann Sie auch für Ihre Bewerbung sinnvoll sein. Wenn Sie diese Option in Betracht ziehen, sollten Sie bei der Auswahl des gewünschten Vermittlers jedoch genauer hinschauen. Informieren Sie sich am besten schon vorab über betreute Branchen, Arbeitsweise und eventuell anfallende Kosten.
Vielen dank an ©geralt/pixabay.com für das Titelbild!
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Alexander Reschke ist ein renommierter Bewerbungstrainer, Gründer von Bewerbungstraining.de und Autor des erfolgreichen Bewerbungs-Ratgebers "Geheime Strategien erfolgreicher Bewerber". Seine Passion ist es, Bewerber auf ihrem Weg zum Job tatkräftig zu unterstützen. Seine Freizeit verbringt er am liebsten mit Reisen durch die sonnigen Teile dieser Welt und Kartsport.